Coordination du jour J
Guadeloupe et Martinique
J'ai déjà tout organisé
Pourquoi prendre une coordinatrice du jour J ?
Parce qu’organiser ton mariage et le gérer le Jour J sont deux choses différentes.
Mon rôle est de sécuriser tout ce que tu as préparé : ton programme, tes horaires, tes déplacements, tes prestataires et chaque moment important.
Le Jour J, tu ne devrais pas être la personne que le traiteur, le DJ ou le photographe appelle lorsqu’il y a une question.
Je prends le relais pour que toi et tes proches puissiez vivre le mariage.
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Je reprends votre mariage 4 mois avant
Vous l’avez organisé. Maintenant, il faut le faire fonctionner.
Quatre mois avant votre mariage, je reprends avec vous tout ce que vous avez déjà construit.
Je ne recommence pas votre organisation.
Je l’étudie.
Je regarde ce que vous avez prévu, les prestataires que vous avez choisis, les lieux, les horaires, les déplacements, les contraintes et tout ce qui doit tenir dans une seule journée.
C’est là que commence réellement mon travail de coordinatrice.
Parce qu’un mariage peut être très bien organisé sur le papier et devenir beaucoup plus compliqué lorsqu’on remet les heures, les distances, les personnes et les contraintes réelles les unes à côté des autres.
Et parfois, je vais vous dire :
« Là, ça ne passe pas. »
Pas pour remettre en cause votre mariage.
Pour le protéger pendant qu’il est encore temps de changer quelque chose.
Ma méthode
Avant de coordonner votre mariage, je dois comprendre comment il va réellement se passer.
Nous commençons par un rendez-vous de reprise.
Vous me transmettez votre organisation : contrats, devis, horaires, coordonnées de vos prestataires, adresses, programme prévu, informations concernant vos témoins, demoiselles et cavaliers d’honneur.
Puis je reconstruis votre journée avec vous.
Je regarde les heures.
Je demande les géolocalisations.
Je calcule les trajets.
Je regarde qui doit être où, et à quel moment.
Je vérifie les contraintes de la mairie, de votre cérémonie religieuse ou laïque, de votre lieu de réception et de vos prestataires.
Je regarde aussi quelque chose auquel on pense beaucoup moins :
Est-ce humainement possible ?
Parce qu’entre ce que vous avez imaginé et ce que le temps permet réellement, il peut y avoir une différence.
Un couple voulait réaliser ses photos à Capesterre-Belle-Eau alors que la suite du mariage se déroulait à Petit-Bourg.
Sur le papier, tout semblait possible.
Lorsque j’ai remis ensemble le temps des photos, le trajet, l’heure de fin autorisée sur le site et la suite du programme, j’ai vu que le timing mettait la journée en danger.
Je les ai alertés.
Nous avons modifié le programme avant le mariage.
C’est aussi cela, coordonner : voir le problème avant qu’il devienne votre problème le Jour J.
Je vérifie avec eux les horaires, les lieux, les accès et leurs besoins.
À quelle heure arrive le photographe ?
À quelle heure la fleuriste peut-elle entrer dans l’église ?
Quand le traiteur commence-t-il son installation ?
Qui accueille le prestataire du chapiteau ?
Le DJ a-t-il tout ce dont il a besoin ?
Le gâteau doit-il être conservé au froid ?
Qui détient les alliances ?
Qui apporte le bouquet ?
Qui récupère les cadeaux ?
Qui sait où doivent être vos témoins cinq minutes avant votre entrée ?
Toutes ces petites questions deviennent très grandes lorsqu’elles sont posées le jour du mariage.
Mon travail consiste à les régler avant.
Je le dis avec le sourire, mais je le dis sérieusement.
Quand vous me confiez la coordination, il faut accepter que le programme que nous avons construit ensemble devienne notre référence.
J’ai déjà eu un futur marié qui avait reçu son horaire de préparation.
L’heure d’arrivée des photographes et vidéastes était écrite.
Mais ce matin-là, il s’est dit qu’il avait encore le temps d’aller déposer ses enfants chez leurs grands-parents.
Sauf qu’au moment où il sortait sa voiture…
La voiture des photographes et vidéastes était déjà garée devant sa porte.
Ils étaient là.
À l’heure prévue.
Il a donc remis sa voiture à sa place et est retourné accueillir ses prestataires.
C’est exactement pour cela qu’un programme existe.
Quand chacun respecte ce qui a été préparé, votre journée peut respirer.
Vos témoins ne sont pas là uniquement pour signer.
Vos demoiselles et cavaliers d’honneur ne sont pas là uniquement pour les photos.
Votre famille ne doit pas découvrir le matin même qu’elle doit gérer une partie du mariage.
Nous échangeons sur les rôles de chacun.
Qui garde les alliances ?
Qui accompagne qui ?
Qui distribue les éventails ou les mouchoirs ?
Qui doit être présent pendant vos préparatifs ?
Qui connaît les surprises ?
Qui doit intervenir pendant la cérémonie ?
Je rassemble les informations pour que chacun sache ce qu’il doit faire.
Et surtout pour que personne n’ait besoin de venir vous demander.
Vous ne payez pas uniquement pour ma présence le Jour J.
Vous payez pour tout ce qui aura été préparé avant.
Selon votre mariage, nous construisons notamment :
Votre programme détaillé du Jour J
Les horaires de vos prestataires
Les temps de trajet entre vos différents lieux
Les informations importantes liées aux accès
La répartition des rôles de vos proches
Les points de vigilance repérés pendant la reprise
Les informations nécessaires à l’équipe de coordination
Les solutions prévues lorsque nous avons identifié un risque
Et vos prestataires disposent des informations nécessaires pour comprendre comment leur intervention s’intègre dans votre journée.
Ce que vous ne voyez pas
Cela représente 70 à 90 heures de travail
C’est probablement la partie la plus difficile à comprendre lorsqu’on regarde uniquement les heures de présence du Jour J.
Une coordination ne commence pas le matin de votre mariage.
Avant d’arriver auprès de vous, j’ai déjà passé des dizaines d’heures sur votre dossier.
Par exemple : relire vos documents et reprendre votre organisation, participer à nos rendez-vous, répondre à vos échanges, étudier les lieux, effectuer les visites nécessaires, calculer les temps de trajet, échanger individuellement avec les prestataires, vérifier les horaires, repérer les incohérences, construire et modifier le programme, répartir les rôles, préparer mon équipe, anticiper les difficultés propres à votre journée.
Un simple changement d’horaire peut obliger à recalculer plusieurs interventions derrière.
Un changement de lieu peut modifier les horaires du photographe, du vidéaste, du transport, de la cérémonie et de la réception.
C’est ainsi qu’une coordination peut représenter 70 à 90 heures de travail réel avant et pendant votre mariage, selon sa complexité.
Et certaines prestations supplémentaires peuvent faire dépasser ce volume.
Vous ne voyez pas toutes ces heures le Jour J.
Vous voyez leur résultat : une journée qui tient.
Le jour J, vous n'avez pas une personne
Vous avez une équipe
Selon votre mariage, ma présence est prévue entre 8 et 12 heures.
Et je ne travaille pas seule lorsque votre organisation nécessite plusieurs personnes.
L’équipe est dimensionnée en fonction de votre mariage, de vos lieux, de vos invités et des moments qui se déroulent simultanément.
Mes coordinatrices connaissent votre dossier avant d’arriver.
Nous avons travaillé ensemble.
Elles savent ce qui est prévu.
Elles savent qui appeler.
Elles savent où elles doivent être.
Parce qu’une cérémonie peut commencer pendant qu’un autre lieu termine son installation.
Parce que vous pouvez vous préparer à deux endroits différents.
Parce que deux cents invités ne se gèrent pas comme cinquante.
Votre mariage ne repose pas sur la bonne volonté d’une seule personne. Il repose sur une organisation préparée et une équipe qui sait quoi faire.
Les options
Certaines prestations demandent du temps, une présence ou un travail supplémentaire. Elles ne sont donc pas incluses automatiquement dans la coordination.
Selon votre projet, vous pouvez notamment ajouter :
La recherche ou la recommandation de nouveaux prestataires de mon réseau
Une présence supplémentaire la veille
La supervision d’une installation ou d’un montage
La coordination d’un dîner de bienvenue
La coordination d’un brunch du lendemain
Des heures supplémentaires de coordination
Le plan de table web interactif avec QR code
Ces prestations supplémentaires sont proposées selon les besoins de votre mariage et font l’objet d’un devis supplémentaire.
Le plan de table web interactif avec QR code
Il s’agit également d’une option distincte.
Si vous souhaitez que vos invités puissent scanner un QR code et retrouver leur table ou les informations prévues dans votre dispositif digital, je peux le créer pour votre mariage.
Mais ce travail ne fait pas partie de la coordination standard.
Sa création demande un travail digital supplémentaire important et fait donc l’objet d’un devis séparé.
Questions fréquemment posées
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